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燕山大学档案工作制度汇编

by 柯铁军 last modified 2008-03-13 11:42

序言

燕山大学综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学校档案的信息中心。其前身为东北重型机械学院科技档案室,挂靠于科研处,成立于19864月。后改为综合档案室,列入校长办公室编制序列,现为科级建制。

综合档案室现由校长办公室领导,副校长主管档案工作,接受省教育厅办公室和秦皇岛市档案局的指导、监督与检查。综合档案室负责主管、保存全校党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等各类档案。1997年达到了科技事业单位档案管理国家二级水平。

目前,我校综合档案室专职档案工作人员6人,全部具有专科以上学历,其中副研究馆员1人,中级职称2人,初级职称3人。现有档案用房500平方米,其中库房360平方米,复印、阅览室60平米,办公室80平米。现有五节档案柜150套、底图柜1套、照相机、数码相机各1架、复印机1台、传真机1台、打印机2台、宽行打印机1台、微机14台(其中终端8台)、移动硬盘1块、专用服务器1台、扫描仪1台、去湿机2台、刻录机1台、空调1台。

学校档案工作实行部门归档制度,现有归档单位44个,兼职档案员56人。综合档案室坚持贯彻依法制档、科学建档、规范管档、丰富馆藏的指导思想和“三纳入”、“四同步”管理的基本原则,以《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》和《归档文件整理规则》等为指导,结合学校实际,先后制定、修订、颁发了《燕山大学档案实体分类法》、《燕山大学档案工作规范》等一系列档案工作规章制度,进一步明确了各处室和院系各部门分管档案工作的领导职责和专兼职档案工作人员的岗位职责,理顺了档案工作关系,规范了档案工作管理,基本形成学校档案工作有法可依,部门归档有章可循,档案工作依法开展的新局面。

综合档案室目前保存轻工学校、东北重型机械学院、燕山大学三个全宗的档案。每个全宗下又分设党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等不同类别,现库存档案4万余卷。档案室重视室藏档案的开发利用工作,编制了卷内目录、案卷目录、专题目录、文件汇编等查询工具,2004年又购置了升级版的档案管理系统,实现了网上查询。           

几年来,综合档案室紧紧围绕学校工作重点,积极为教学、科研及管理工作服务,为迎接实验室评估、全国高校本科教学水平评估、学士学位授予权的评审等工作提供了系统的数据和材料,为师生员工及校友出具学历、成绩证明等提供了可靠的凭证和依据。在做好本职工作的同时,综合档案室人员坚持理论研究,提升整体水平,多次在省级以上刊物上发表档案学、图书馆学论文。在以后的工作中,综合档案室将一如既往做好档案开发利用工作,为学校各项工作和全校师生服务。

                            

                                      第一部分     服务指南

第一章  档案实体分类

一、编制说明

  (一)编制目的

为使学校档案工作适应学校日益发展的需要,实现学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,加强学校档案和档案工作的科学管理,促进整体化业务建设,充分发挥学校档案的作用,更好地为学校各项工作服务,根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》,结合我校的具体情况,制定本分类法。

(二)档案类目的划分与标识

1、一级类目的划分与标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层位。根据学校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十一个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

DQ党群

主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料。

JX教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

KY科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

CP产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

JJ基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

SB仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

CK财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

SX声像

主要包括反映学校各项活动和历史发展的具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、光盘、磁盘等)及其相配套的文字材料。

一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母,如:“XZ”即“Xing Zheng”(行政)的简称。

2、二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。

二级类目的标识,采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为1213……99,但1020……等带“0”的数字不用。

3、三级类目的扩展和标识

在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,由学校根据需要和可能自行决定是否扩展三级类目,其标识方法与二级类目相同。

(三)档号的编制

1、档号:是存取档案的代号,排架的依据,必须反映学校档案的分类体系和物理位置。

2、档号编制的原则:必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一档案部门内的档案不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

3、档号结构、模式和标识:

1)档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目的,还应把三级类目代号包括进去。比如:“党委会议记录”的分类号,由一级类目组成的为“DQ”;由二级类目组成的为“DQ11”;由三级类目组成的为“DQ11XX”。

案卷号同样有特定的含义,它是按所选择的分类号最下位顺序编码。由于案卷数量不同,案卷号可不限级数。

2)档号的模式。档号的模式规定为:年度号+分类号+案卷号。

3)档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“—”连结。例如:1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案,可标为:1990JX1423

(四)档案的实体排架

从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限(即可不按过去永久、长期、短期三个保管期限分别排架的方法)。但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系的前提下,将永久、长期的排在前面,短期的排在最后。在按档号排架时,按一级类目—年代纵向排列。例如:1996DQ111996DQ121996DQ13……17的永久卷按二级类目的先后顺序排列,其次是1996DQ111996DQ121996DQ13……17的长期卷,仍按二级类目的先后顺序排列,最后是短期。党群类排完排队行政类,方法同党群相同,即党群、行政类统一按先党群后行政,按一级类目—年代纵向排架。其他各类均分别按一级类目—年代纵向排架。如一年的教学类先排永久卷,次排长期卷,再次排短期卷。永久、长期、短期每个保管期内的案卷顺序按二级类目代号的先后顺序排列。

二、档案实体分类方案表

DQ 党群

11 党务综合

   分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12 纪检

13 组织

14 宣传教育

15 统战

民主党派材料入此。

16 工会

   妇女工作材料入此。

17 团委

   学生社团材料入此。

XZ 行政

11 综合

   教职工代表大会和院、系、所等单位综合材料入此。

12 人事

师资培养材料入此。

13 监察审计

14 武装保卫

15 总务

16 档案、图书

JX 教学

11 综合

   学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此。

12 学科与实验室建设

   专业设置入此。

13 招生

14 学籍管理

   学生奖惩材料入此。

15课堂教学与教学实践

16 学位

17 毕业生

   毕业生信息反馈工作入此。

18 教材

注:在同一个二级类目下的同一个保管期限的文件材料,如:招生、毕业、学生成绩应按办学层次排案卷顺序号。

KY 科学研究

11 综合

   科研经费管理、学术活动材料入此。

12 科研项目

13 科研成果奖励

14 科研专利

CP 产品生产与科技开发

11 综合

校办产业材料入此。

12 产品项目

   校办工厂产品材料入此。

JJ 基本建设

     11综合

     12工程项目

SB 仪器设备

     11综合

     12 仪器设备项目

CS 出版

     11 综合

     12 报纸

燕山大学报(校刊)入此。

     13 刊物

《燕山大学学报》、《燕山大学教学研究》刊物入此。

WS 外事

11 综合

12 出国(境)

   国际合作与会议材料入WS14

13 来校

   外国留学生工作材料入WS15,国际合作与会议材料入WS14

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

CK 财会

     11 综合

     12 会计报表

     13 会计帐簿

     14 会计凭证

     15 工资清册

奖金,助学金入此。

附:SX 声像

12 照片

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 缩微胶片

19 光盘

 

 第二章  档案利用指南

一、服务范围

1、为学校的教学、科研、管理、后勤以及其他中心工作提供各种档案需求服务;

2、为全校教职工的工作、学习、生活等提供各种档案需求服务;

3、为各位校友、毕业生的就业、升学、出国留学、移民、境外就业以及补办学历学位证书等提供咨询,出具相关学籍档案资料证明,翻译学籍档案成绩等;

4、为广大师生提供历年所发各种文件的查阅服务;

5、为社会各界、外国使、领馆、移民教育机构、外资企业等提供查证我校毕业生的学历、学位和其他在校情况以及开放档案的相关服务。

二、服务流程
(一)党群、行政类

1、利用者出示本人证件或单位介绍信;

2、利用者提出查档需求及具体要求,档案工作人员判断是否可以提供利用,利用有保密内容或归档单位有特殊要求的档案,须经学校主管领导批准;党委会记录、校长办公会、校务会议等重要会议记录一律不外借。

3、由档案工作人员调卷、提供相关档案资料;

4、查阅利用者在档案阅览室阅览,借阅利用者办理借阅手续,且必须在规定期限内归还;

5、借阅档案者归还档案时,工作人员检查、核对所借档案,办理归还手续。

(二)教学类

1、教学档案一般不外借,只能在档案室内查阅或复印;

2、查阅文件时,利用者出示本人证件或单位介绍信;

3、查阅个人资料(如:往届毕业生的中英文成绩单、录简单等)时,代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件(代办邮寄);

4、单位核查需来人带单位公函或介绍信办理;

5、电话查询,需要把查询单位的公函或介绍信以及所要查的学生资料传真过来(传真:0335-8387770);若需要邮寄,可把以上材料寄过来,待核实后签字盖章,再寄回去。

(三)科研类

1、查阅文件或综合材料时,利用者出示本人证件或单位介绍信;

2、科研成果档案,课题组人员可直接查阅,其他人员必须经课题负责人同意方可查阅;

3、科研奖状档案原件一律不外借,只能在本档案室查阅、复印或扫描。

(四)基建类

1、查阅文件或综合材料时,利用者出示本人证件或单位介绍信;

2、基建工程资料、图纸等原则上不外借,只可在档案室查阅,利用者出示本人证件或单位介绍信。若必须借出,则须交有效证件和每卷500元押金。且在规定期限内归还,超期收滞纳金。

(五)财会类

1、会计档案不外借,一般应由会计查帐,利用者可在档案室阅览、复印;

2、利用者出示本人证件或单位介绍信;

3、利用者可到财务处获得所查帐目凭单号,然后到档案室查原始凭证。

(六)其他类

1、查阅文件时,利用者出示本人证件或单位介绍信;

2、查阅利用者出示本人证件或单位介绍信。若必须借出,一卷需交100元押金。

3、如有其他疑问,请拨打电话0335-8057091咨询。

借阅人员要严守机密,不得随意泄露档案内容;未经允许不得摘抄、复印档案;凡摘录、复制档案,须经档案领导批准,档案人员认真核对,出具证明,加盖公章后才生效,并填写档案借阅和利用登记簿;查阅、利用者须对档案的安全、完整负责,不得遗失,要保持案卷清洁,不得污损、涂改、私自拆卷、复制转借。对于违反档案利用规定者,将依照《中华人民共和国档案法》追究责任。

三、借阅须知

(一)借阅期限

利用档案一般在档案室阅览复印,确需借出时,须经档案工作人员同意并办理借出手续。借出档案及时归还,时间不得超出一周,因故不能按时归还,应向档案室说明情况,并办理续借手续;本科生论文最多不准超过15天,且借出的论文只提供副本,正本(原本)一律不外借;研究生论文一律不外借。

(二)收费标准

1、往届毕业生打印英文成绩单收费50元,复印中文成绩单及录检单收费20元,在校生减半。

2、本校师生借阅本科生论文每本需交押金100元,逾期不归还,每超出1天,从押金中扣超期费5元。

3、基建图纸档案的外借利用,需缴外借保证金500元,并限期归还,逾期不归还,每超出1天,从保证金中扣超期费5元,按期归还,且经验收无丢失或损坏者,保证金如数归还。

 

                                           第二部分     工作规范

第一章  行政机构

一、行政机构设置

综合档案室隶属校长办公室编制序列,为科级建制。目前,专职档案工作人员6人,全部具有专科以上学历,其中副研究馆员1人,中级职称2人,初级职称3人。

二、行政部门职责

(一)主管校领导岗位职责

1、组织全校性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动;

2、加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校的整体规划,并列入学校议事日程,督促分管部门,要求做好应做的工作;

3、关心档案工作和档案室的建设,使档案工作与学校各项工作协调发展;

4、定期研究档案工作中存在的实际问题,在经费、用房、设备、人员配置及档案干部的各种待遇等方面提供条件。

(二)档案室主任岗位职责

1、负责综合档案室的全面工作,建立健全各项规章制度;

2、负责对全校综合档案工作实行监督、检查、指导与评比;

3、负责制定全校综合档案工作的发展规划,工作计划并组织实施;

4、负责制定各门类档案业务工作规范;

5、负责对全校档案人员业务培训和学术交流活动;

6、负责接待和处理来函、来访和对外联络;

7、完成上级档案行政管理部门和学校交办的工作。

(三)专职档案员岗位职责

1、负责指导、监督、检查和协助基层档案部门工作,做好档案材料的形成、积累、归档工作;

2、负责档案的接受、整理、编目、保管、统计、利用、鉴定等业务工作;

3、完成学校交办的工作。

(四)兼职档案员守则

1、校内各部门(单位)从事档案管理工作的人员,可被聘为校兼职档案员。兼职档案员应热爱档案工作,积极参加业务培训、学习,不断提高档案工作水平。

2、兼职档案员平时应注意收集归档文件材料,并根据《燕山大学档案实体分类法与燕山大学档案工作规范》,合理分类存放,便于利用和立卷归档。

3、负责本部门(单位)文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,坚持做好平时立卷工作,保证归档文件材料的完整、准确、系统。对应归档的文件材料归档率应达100%

4、兼职档案员每年应在规定的时间内(次年的6月底之前),将应归档的文件材料整理立卷后,向档案室移交。随机材料整理完毕后,也可随时归档。

5、兼职档案员应主动接受档案室的业务指导和监督检查。归档案卷要做到组卷合理,页号编写正确,装订整齐美观,符合规范和标准要求;案卷标题简明扼要,表达准确,案卷质量合格率应达100%。(案卷标题要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种),一般写在卷面,不超过50字)

6、卷内目录、备考表及案卷移交目录应填写清楚,与整理好的案卷一并交档案室,并办理交接手续。

7、兼职档案员应积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》,注意文件材料的安全和保密工作。

8、完成学校档案部门委托办理的其他有关

 

第二章  制度建设

一、燕山大学档案人员服务公约

(一)为社会各界及全校师生提供良好的咨询环境及服务。

1、营造舒适的阅览环境,提供便捷的网上查询,不断丰富网上信息资源;

2、保证档案资料保存完整、真实、准确,发挥档案资料的原始凭证作用。

(二)不断提高档案工作人员综合素质,文明服务。

1树立用户第一,服务至上思想,发扬文明服务精神;

2、爱岗敬业,坚守岗位,按时上下班,不擅自离岗;

3、认真履行工作职责,主动服务、热情周到,态度和蔼、语言文明;

4、接听电话时,必须说“您好,燕山大学档案室”;

5口头咨询时,必须用语亲切,语言精炼;

6、接待来客时,必须起立,礼貌回答问题;

7、对提问、咨询,必须认真负责解答,做到有问必答,回答明确;

8、不能满足查询人要求时,必须致以歉意。

二、燕山大学档案保管制度

1、档案工作人员必须具有高度的责任感,熟悉保密制度、借阅制度和保管制度等各项制度,并认真贯彻执行。

2、对接收入库的档案,认真清点无误后,要及时登帐,分类编号,按保管期限和排架要求整齐有序地存放在档案柜、箱内。未经装订的档案材料应妥善保管,不得乱放。

3、根据入库档案编制案卷目录及各种检索工具。

4、接收、保管、利用档案要按规定认真核对、签字、登记,对于借出的案卷必须登记,归还时当面清点无误,及时注销上架,做到帐物相符。

5、未经批准,任何人不得将档案带出档案室,不得随意涂改乱划,不得私自摘抄和随便复印,需要修改补充时,必须有有关业务部门的批准手续,并在案卷备考表内写明修改原因和时间。

6、做好档案统计工作,每年要按规定做好档案工作情况统计,并向上级有关部门呈报。

7、定期检查档案保管情况,如发现有褪色、破损和变质的档案,要及时采取措施,进行修补和复制,并做好记录和统计,对已到期或超过保管期限的档案,经过鉴定批准及时销毁。

8、库房内严禁堆放杂物,要注意保持清洁,注意防鼠、防虫、防潮、防晒等,经常通风,保持室内湿度适宜。

9、室内禁止吸烟,严禁存放易燃物品。

三、燕山大学档案保密制度

1、档案工作人员应严格遵守《保密法》,增强保密观念,具有工作谨慎、守口如瓶的良好保密素养,杜绝失密、泄密事故,并定期进行保密纪律检查,做到常备不懈。

2、档案工作人员应严格档案借阅制度,严格履行借阅手续,不循私情。档案只限在档案阅览室内借阅,如必须借出档案,要办理相关手续,并按规定期限归还,档案库房内非本科室人员不得入内,利用非公开档案由接待人员查阅目录工具。

3、查阅有密级的档案材料,严格遵守《保密法》,必须履行批准手续,档案材料确需复印时,必须在档案室复印,未经批准,不准带出。

4、未经批准任何人员不得私自将档案携带出档案室,也不得随意复印、摘抄,档案人员不得私自摘抄和传播具体档案内容。

5、平时不需归档的重复文件不得作为垃圾处理,应统一送造纸厂处理或监督销毁。

6、对泄密、遗失和破坏档案的人员,应按《档案法》、国家《保密法》的有关规定,视情节轻重依法处理。档案工作人员在工作中发现异常情况和失、泄密事件应及时向领导汇报,以作出相应的处理。

四、燕山大学档案借阅制度

1、利用开放档案,个人查阅本人学籍或成绩,凭本人有效证件均可查阅,对于一些特殊情况的查阅,档案室还提供信函或EMAIL的方式,往届毕业生查询成绩时,打印英文成绩单收费50元,复印中文成绩单及录检单收费20元,在校生减半。

2、本校工作人员,因工作需要利用一般档案时,凭单位介绍信,到档案室办理借阅登记手续,方可查阅;利用有保密内容或归档单位有特殊要求的档案须经学校主管领导批准,党委会记录、校长办公会、校务会议等重要会议记录一律不外借。

3、利用档案应在档案室内阅览,确因工作需要必须借出时,须经档案工作人员同意,并办理借出手续,借出档案应及时归还,时间不得超过一周,因故不能按期归还者,应向档案室说明情况,并办理续借手续。

4、本校师生借阅本科生论文档案需持本人工作证或学生证到档案室办理借阅手续,对借出的论文,只提供副本,正本(原本)一律不外借,且每本需交押金100元,借阅期限最多不准超过15天,逾期不归还,每超出1天,从押金中扣超期费5元,研究生论文一律不外借。

5、基建图纸档案的外借利用,须经档案室领导批准,并严格履行借阅手续,另缴外借保证金500元,并限期归还,逾期不归还,每超出1天,从保证金中扣超期费5元,按期归还,且经验收无丢失或损坏者,如数归还保证金。

6、不论有无密级的科研成果档案,课题组人员可以直接查阅,其他人员需经课题负责人和有关部门领导同意方可查阅,并收取相应费用。

7、档案室保管的档案原则上仅供本校使用,外单位及个人查阅档案需持单位介绍信,经立卷部门负责人同意和档案管理部门负责人批准,方可查阅,并按规定收费。

8、借阅人员未经允许不得摘抄、复印档案,严守机密,不得随意泄露档案内容,利用者在浏览档案时应注意爱护档案材料,保证档案的安全、完整,不得遗失、勾画、涂改、增删、抽页、剪裁或污损等等,对于违反档案利用者,将依照《中华人民共和国档案法》予以处理。

9、凡摘录、复制档案须经有关领导批准,档案管理人员应进行认真核对,出据证明、加盖公章后才生效。对较珍贵的档案和纸质材料较差的档案,不得摘抄、复印或扫描。档案室负责档案的复制(复印、扫描、翻拍等),并按规定收费。

10、利用者用完档案后,应按要求填写档案利用登记表,对查阅完毕和归还的档案,工作人员应及时清点注销,检查无误后放回原处。

五、燕山大学档案统计制度

1、档案工作人员对保管的档案,每年应按档案大类和保管期限进行一次详细统计并分别汇总造册。

2、对档案的利用情况(人次和卷数)进行登记,并统计汇总。

3、严格档案移交手续,对每年收进的档案应分别进行登记并累计统计数字。

4、每年统计一次档案鉴定销毁情况。

5、年终档案工作人员要认真填写档案统计报表,要求数字准确无误,并向上级有关档案部门呈报。

六、燕山大学档案鉴定销毁制度

1、根据国家有关档案期限的规定,为方便管理,利用和优化档案资料,需定期做好档案的鉴定工作,对已满保管期限的档案进行鉴定。

2、凡属我校档案,超过保管期限且无保存价值的档案材料,应及时予以销毁。

3、已满期限的档案材料,必须进行鉴定,鉴定工作必须在分管档案工作的校长领导下,由档案部门和有关档案形成部门组成的鉴定销毁领导小组进行,决定延长保管期限或销毁,鉴定完毕须在清册上鉴定。

4、鉴定工作的原则是依据国家有关保管期限的规定,以全面、历史的观点,既考虑现实作用,又预估其长远作用而确定。

5、经过鉴定的案卷需编造清册、登记存毁意见。并向主管校长提交销毁档案的审批表及清册(一式两份)。

6、销毁档案材料应送到造纸厂或烧毁,同时由档案室和文件形成部门共同派员现场监销,监销人员在销毁后须复核清定,并在销毁清册上签名盖章。

7、销毁清册交档案室永久保存。

七、燕山大学档案库房管理制度

1、档案工作人员要遵守“以防为主,防治结合”的原则,做好档案库房管理工作。

2、档案库房要保持通风,温湿度适宜,库房温度应控制在1824,相对湿度应控制在40%60%,并定时记录库房温、湿度。

3档案库房要保持清洁卫生,不允许堆放杂物。并做到“八防”:防火、防潮、防盗、防尘、防光、防虫、防鼠、防高温,为保障档案的安全和延长档案寿命,每年定期检查库房的“八防”情况。

4、档案柜排列要整齐,库房内应绘制案卷存放柜的位置示意图,统一编号。

5、案卷排列要整齐有序,归还的档案要及时正确地放回原处,定期核对,清点案卷,保证其完整、齐全、安全、整洁。

6、库房和档案柜钥匙要严格管理,安全存放,库房门坚持人走上锁,不准随便委托他人代管。

7、每天上、下班应进行检查,关窗锁门,切断电源,确保档案库房的安全。

8、档案人员要对档案库房内的防火器材、报警装置等安全设施,定期进行检查,发现问题,及时处理。

9、年终及节假日前对档案库房要进行一次安全保密检查,并做好记录,发现问题及时采取措施予以处理。

10、非档案工作人员未经允许一律不准进入档案库房。

 

第三章  实施细则

一、党政类档案管理实施细则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合我校具体情况,制定本实施细则。

第二条 学校各党政职能单位在党政管理活动中形成的各种载体的文件材料,具有保存利用价值的,处理完毕后,要立卷归档,集中保存以备查考利用。

第三条 档案是历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富,我校的各类档案由综合档案室集中统一管理,以便于学校今后各项工作查考利用。各单位在工作中产生的文件材料,应立卷归档,按规定移交档案室集中保管,任何单位和个人不得私自保存,更不能随工作调动擅自带走或销毁。

第四条 各文书处理部门都应建立健全文件材料立卷归档制度,应明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、立卷,按时归档。

第五条 档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档,负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案和档案的统计工作。

第六条 归档范围

主要包括党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录;各党政部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。具体如下:

1、上级机关颁发的各种指示、规定、办法、通知、批示和重要的文件、函件;

2、学校的决议、决定、规定、办法、布告、公告、通知等;

3、学校工作规划、计划、总结、简报等;

4、会议记录、纪要、各种会议文件等;

5、学校向上级机关的请示、报告及批复;

6、学校历史沿革、大事记、机构变迁、更改名称、启用印章等文件;

7、重要的人民来信来访及其处理结果;

8、重要的来往信件、函件,重要的电话记录;

9、收发文登记簿;

10、各类人员编制、人员名册、各项统计报表;

11、干部任免、奖惩手续;

12、教职工录用、转正、定级、离职、退职、离退休、工伤、抚恤材料;

13、教职工工资、福利工作;

14、重要活动照片、题词、实物、纪念品等;

15、其他有查考利用价值的文件材料;

16、不归档的文件材料:

1)上级机关的文件材料,包括上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件,普发的供参阅、不要求办理的文件材料;

2)上级机关征求意见未定稿的文件;

3)无查考利用价值的事务性、临时性文件;

4)重份文件;

5)未经学校领导审阅签发的未生效文件、草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件除外),铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)

6)校内各部门互相抄送的,不需要履行的文件;

7)无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来往信件;

8)为参考目的从各方面收集的文件材料;

9)本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料;

10)同级机关和非隶属机关的文件材料,包括参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

11)下级机关的文件材料,包括下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料;越级抄送的一般性的、不需要办理的文件材料;下级机关抄报备案的一般性文件材料。

第七条 归档时间

可随时归档,最迟在每年的上半年,将前一年办理完毕的、需要归档的文件材料,按规定分类立卷,于6月底以前,向档案室移交。

第八条 归档要求

归档的文件材料,应该遵循其自然形成规律,保持文件之间的有机联系,分类立卷,使其既能正确反映本单位主要工作职能,又便于查找利用和鉴定。

第九条 案卷质量要求

1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变色的文件应予以复制,应去掉文件上的金属物。

2、案卷分类清楚,卷内文件排列有序,一般应按照卷内文件材料的重要程度或时间顺序排列。应批复在前,请示在后;正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;转发件在前,被转发件在后。

3、卷内文件有字迹和图表的画面应一面编写一个页号,空白面不编号,页号位置在每页文件材料正面的右下角、背面的左下角。

4、填写卷内文件目录,卷内文件目录置于案卷中文件之前。

1)序号:卷内文件件号;

2)文件编号:文件的发文字号,没有文号不填写;

3)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者;

4)题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]”号;

5)日期:文件形成的时间,以8位阿拉伯数字标注年月日;

6)页号:卷内文件每页顺序号,同一卷内不能出现相同的页号;

7)备注:注释文件应说明的情况。

5、填写备考表,备考表置于案卷中文件之后。

1)本卷情况说明:填写本卷文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2)立卷人:负责整理归档文件的人员姓名;

3)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名;

4)立卷时间:归档文件整理完毕的日期。

第十条 档案保管、鉴定与销毁

档案室应提供符合国家标准的档案库房。档案库房要求有防潮湿、防高温、防尘、防火、防光、防盗、防鼠等措施,配备必要的设备,制定并遵守档案安全制度、档案保密制度,保证档案不丢失、不损毁、不泄密。

档案室对超过保管期限的馆藏档案,应根据《档案保管期限表》的规定,进行档案价值鉴定和销毁工作。档案价值鉴定工作,应在分管校长的领导下,由档案室和有关业务部门的人员组成鉴定小组进行,必要时组成档案鉴定委员会来进行。

经过鉴定,对需要销毁的档案,应填写档案销毁清册,办理审批手续。销毁准销档案时,须实行监销制度。

第十一条 归档手续

归档时要简要说明归档情况,填写归档移交目录,核查清楚,交接双方签字。

第十二条 借阅制度

本校工作人员因工作需要利用一般档案时,凭单位介绍信或有效证件,办理借阅登记手续,即可查阅;利用有保密内容或归档单位有特殊要求的档案,须经学校主管领导批准;党委会记录、校长办公会、校务会议等重要会议记录一律不外借。

利用档案一般在档案室阅览,确需借出时,须经档案工作人员同意并办理借出手续。借出档案及时归还,时间不得超出一周,因故不能按时归还,应向档案室说明情况,并办理续借手续。

第十三条 本实施细则由档案室负责解释。
第十四条 本实施细则自公布之日起实行

二、教学类档案管理实施细则

第一条 为了加强教学档案的整理立卷和归档工作,更好地为学校各项工作和社会服务,根据《中华人民共和国档案法》和有关法规,结合学校情况制定本实施细则。

第二条 教学档案工作是教学管理的重要环节。学校教学档案实行预立卷制度,即实行由教务处、研究生院、学生工作处及各学院、系、部等教学管理部门立卷的制度。要求将档案工作纳入本单位发展规划、纳入工作计划、纳入工作人员考核范围;布置、检查、总结、验收教学工作及管理的同时,布置、检查、总结、验收教学档案工作。

第三条 各教学立档单位明确一名负责分管教学档案工作(即兼职档案员),具体负责组织教学档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。对工作范围内形成的档案材料的完整性负有重要责任。

第四条 归档范围

JX11 综合

1、上级下达的有关教学工作的文件材料;

2、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示规定;

3、学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结;

4、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料;

5、统计报表;

6、学生运动会材料。

JX12 学科与实验室建设

1、上级有关科学、专业设置及实验室建设的文件材料;

2、科学、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料;

3、重点学科、专业、实验室建设材料;

4、科学、专业、实验室建设计划、简报、总结材料;

5、学科、专业、实验室建设统计报表。

JX13 招生

1、上级有关招生工作的文件材料;

2、招生计划、规定、生源计划;

3、新生录取材料;

4、招生简章。

JX14 学籍管理

1、学生学籍卡片;

2、新生名册;

3、学生成绩单;

4、学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学);

5、学生奖励材料;

6、学生处分材料。

JX15 课堂教学与教学实践

1、各专业教学计划、教学大纲;

2、课程建设要求及安排,校历表,课表;

3、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料。

JX16 学位

1、上级有关学位工作的文件材料;

2、学校学位评定条例、办法及计划、总结;

3、学位委员会会议记录、决议;

4、学位委员会授予各层次学位清册;

5、本科生优秀学士学位论文;

6、博士、硕士研究生论文及答辩材料。

JX17 毕业生

1、上级有关毕业生就业的文件材料;

2、毕业生工作计划、简报、总结;

3、毕业生供需统计、计划、合同;

4、毕业生就业名册;

5、毕业生注册名册;

JX18 教材

1、自编、主编教材及著作;

2、各专业使用目录。

第五条 归档要求

1、手工书写,应用不褪色的黑色或蓝色钢笔,字迹要求工整清晰;

2、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[];

3、每一案卷不得超过200页;

4、卷内材料情况说明,应填写在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、时间填写上。检查人应是立卷单位负责人。

第六条 归档时间

可随时归档,但每年的6月底前,将上一年的档案全部归档齐全。

第七条 案卷质量要求

应按问题大致相同的规律组卷,其中批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

第八条 归档手续

填写归档移交目录,交接双方签字。

第九条 借阅制度

教学档案一般不外借,只能在档案室内查阅或复印;查阅文件时,利用者出示本人证件或单位介绍信;查阅个人资料(如:往届毕业生的中英文成绩单、录简单等)时,代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件(代办邮寄);单位核查需来人带单位公函或介绍信办理;电话查询,需要把查询单位的公函或介绍信以及所要查的学生资料传真过来(传真:0335-8387770);若需要邮寄,可把以上材料寄过来,待核实后签字盖章,再寄回去。

第十条 本实施细则由档案室负责解释。
第十一条 本实施细则自公布之日起实行

三、科研类档案管理实施细则

第一条 为加强学校科研档案管理,依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》,结合学校具体情况,特制定本细则。

第二条 科研档案是指本校教学、科学技术活动中直接形成的具有保存价值的科技文件材料(包括文字材料、计算材料、图纸、影片、录音带、录象带、标本等)。

第三条 档案是历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富,必须集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用。科技处、各学院、重点实验室在教学、科研活动中形成的科技文件材料应立卷归档,按规定移交档案室集中保管,任何单位和个人不得擅自留存或销毁。

第四条 科技处及各学院、重点实验室是科技文件材料的形成单位,都要建立健全立卷归档制度,明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、立卷、按时归档。

第五条 档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档;负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案;负责档案统计工作。

第六条 管理性文件材料在次年六月底以前归档,专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档 ;报奖材料在报奖同时归档。

第七条 归档范围

1、科研综合管理、科研课题(科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用)等方面对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的科技文件材料。

2、研究课题(项目)的依据性材料、实验过程中形成的数据、调查记录、原始性材料和成果性材料以及重要学术论文、报告、专著等有保存价值的科技文件材料。

第八条 科技文件材料由科研文件材料形成部门和课题组立卷、归档,应该遵循科技文件材料的自然形成规律,保持文件材料之间内在有机联系,便于查找与利用。

第九条 案卷质量要求

1、将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。

2、内容不可分的科研文件材料按以下要求排列;正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

3、接收档案必须填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章同时移交保存数据的软盘。

4、课题组负责归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和划分密级。

第十条 借阅制度

科技处、本课题组可以直接阅读自己移交的档案。除此之外,须经科技处或该课题负责人同意,方可借阅或复印。查阅文件或综合材料时,利用者出示本人证件或单位介绍信;科研奖状档案原件一律不外借,只能在本档案室查阅、复印或扫描。

第十一条 学校档案室提供符合国家标准的档案库房,保证档案的完整与安全。根据《档案保管期限表》的规定,做好鉴定和销毁工作。凡失去保存价值需要销毁的档案,必须填写销毁清册,档案室会同科技处进行鉴定,由主管校领导批准,方可销毁,销毁时要指定两人监销。

第十二条 本实施细则由档案室负责解释。

第十三条 本实施细则自公布之日起实行。

四、产品类档案管理实施细则

第一条 为了加强学校产品档案管理,依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》制订本细则。

第二条 产品档案系指学校自行设计、试制、生产、经营和销售过程中直接形成的,对学校和社会有保存价值的文字材料、图纸、图表、录像带、样品或样品照片等。

第三条 档案是历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富,必须集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用。校办产业各单位在生产活动中形成的有保存价值的文件、材料应立卷归档,按规定移交档案室集中保管,任何单位和个人不得擅自留存或销毁。

第四条 校办产业管理处是产品档案的形成单位,要建立健全立卷归档制度,明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、立卷、按时归档。

第五条 档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档;负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案;负责档案统计工作。

第六条 归档范围

产品综合管理性文件,产品研制、产品生产试制与鉴定、产品生产、产品销售技术服务各阶段对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用的文件、材料。

第七条 归档时间

管理性文件材料在次年六月底以前归档。产品研制、产品鉴定、产品生产类材料在产品正式投产后两个月内归档。

第八条 归档要求

1、归档的文件材料应该遵循文件、材料的自然形成规律,保持文件、材料之间内在有机联系,便于查找与利用。

2、产品在投产过程中形成的档案可暂不装订或部分装订,装盒后编号上架,以利于档案的续补,待整个产品停产后全部装订。

3、接收档案必须填写移交清册,一式二份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方要签名盖章,并同时移交保存数据的软盘。

 4、校办产业管理处负责归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和划分密级。

第九条 借阅制度

校办产业管理处可以直接阅查此门类档案。除此之外,须经校办产业管理处有关同志同意,对于有密级要求的案卷须有校办产业管理处介绍信,方可借阅或复印。

第十条 档案室提供符合国家标准的档案库房,保证档案的完整与安全。根据《档案保管期限表》的规定,做好鉴定和销毁工作。凡失去保存价值需要销毁的档案,必须填写销毁清册,档案室会同校办产业管理处进行鉴定,由主管校领导批准,方可销毁,销毁时要指定两人监销。

第十一条 本实施细则由档案室负责解释。

第十二条 本实施细则自公布之日期实行。

五、基建类档案管理实施细则

第一条 为了进一步加强基本建设档案资料的管理工作,充分发挥基建档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等工作中的作用,使基建档案完整、准确、安全保管并有效利用,根据《中华人民共和国档案法》国家档案局、国家计委1988年联合颁发的对《基本建设档案资料管理的暂行规定》,结合我校基建工作和基建档案管理工作的实际情况,制定基建档案管理实施细则。

第二条 基建档案是基建工作的真实记录,是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。它是学校基本建设工作的重要依据。

第三条 归档范围

包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。完整、准确、系统地编制竣工图和整理出有关技术文件材料是各工程管理部门、建设单位、施工单位和设计单位的共同职责。基建档案工作要做到两个同步,即:档案工作一开始就与工程建设同步进行;竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。工程竣工验收时,要提交一整套合格的工程竣工档案资料,并作为竣工验收的必备条件之一。

第四条 归档时间

1、各项工程验收时,竣工档案不完整、不准确、不符合要求的,不予验收。竣工档案在工程验收合格后两个月内向档案室报送。

2、按项目的工作阶段或子项目结束归档,停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。

3、归档的竣工资料,一式二份(一份交城建档案馆,一份学校档案室保存)。

第五条 归档要求

1、基建档案必须实行集中统一管理的原则,全校的基建档案由档案室集中统一管理。工程竣工档案,必须真实地反映工程竣工后的实际情况,具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统,需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原始件,存复印件的需注明原始件的去向。今后编研、维修、改建、扩建、凭证利用,不论是否原件,均应具有法律效用。

2、基建部门要由一名主管领导分管基建档案工作,并配备一名兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。

3、编制工程竣工档案,必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、蓝黑绘图、书写墨水,不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。竣工图要在新施工图纸上修改,必须图面整洁,反差明显,文字材料字迹要工整、清楚。凡是归档的照片(含底片)及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,文字说明准确。

4、基建部门在每次工程概算总投资额中预留2%档案保证金(最高限额为伍万元),待施工单位将应归档文字材料归齐后予以拨付。

第六条 归档手续

1、基建档案归档时要简要说明归档情况,填写归档文件移交清单,一式二份,要核查清楚,双方签字各一份。 

2 移交手续需双方主管同志签字。

第七条 组卷要求

1、组卷原则

竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律,并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系,符合其专业特点,便于保管和利用。

一般要求是:建设项目按单项工程组卷;单项工程按先文字、后图纸组卷;文字材料和图纸均按专业分类。

2、质量要求

组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整,做到不丢项不漏项,图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整;复印件要字迹清楚、牢固,能适宜长期保存。编绘的竣工图应是新兰图,图面整洁、线条字迹清楚,修改符合技术要求,图纸反差良好。竣工图逐张加盖竣工图章。

3、卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定。一般顺序为:封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。

4、图纸折叠采用图面折向里方手风琴风箱式,标题、栏、竣工图章应露在外面,图纸折叠以后大小应以4#图基本幅面的尺寸(297*210毫米)为准。小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。

5、编写页号以独立卷为单位。有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的左下角,双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角,背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式,一律编写在右下角。

第八条 借阅制度

1、查阅文件或综合材料时,利用者出示本人证件或单位介绍信;

2、基建工程资料、图纸等原则上不外借,只可在本室查阅,利用者出示本人证件或单位介绍信。若必须借出,则须交有效证件和每卷500元押金。且在规定期限内归还,超期收滞纳金。

第九条 对超过保管期限的基建项目档案定期进行鉴定,对已失去保存价值的档案经过有关领导审批,登记造册后进行销毁。

第十条 本实施细则由档案室负责解释。

第十一条 本实施细则自公布之日起执行。

六、仪器设备档案管理实施细则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校仪器设备管理办法》的有关规定,结合我校具体情况,特制定本实施细则。

第二条 仪器设备档案是指作为学校固定资产管理的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样、声像、记录等不同载体的材料,以及随机文件材料。

第三条 仪器设备档案属于国家的重要技术储备,是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节,任何个人不得据为己有,必须坚持集中统一管理的原则,确保档案完整、准确、系统、安全。

第四条 依据学校档案管理的有关规定和方便利用的原则,经研究决定在后勤处设仪器设备分室。档案室负责价值在20万元(含)以上仪器设备档案管理;价值20万元以下仪器设备档案由仪器设备分室负责。

第五条 档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档。立档单位配备兼职档案员,负责档案材料的接收、整理、分类、鉴定、保管和移交档案工作。

第六条 归档范围

1、设备申购报告、计划、论证报告及上级批复;设备订购合同和会谈纪要、记录;进口设备购置过程中有关技术、商务文件;

2、设备开箱记录、装箱单、发票、质量证书、报关单、运单、保险单、结算单;设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单;验收报告及文字材料;索赔来往函件及结果文件;设备说明书、图纸及全套随机文件;设备使用、检修、故障、事故记录;事故调查分析及处理意见;设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。

第七条 归档时间

国内采购设备,从提交采购计划至设备验收完毕,投入使用二个月后。国外引进设备,为索赔期满二个月后。使用单位将应归档的设备文件资料按规定移交后勤处设备档案分室或档案室。每年6月底前移交上一年度设备运行记录、维修记录等需要归档的文件材料。事故报告,在事故处理完毕后归档。

第八条 归档要求

坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备开箱、调试工程中,随机文件和形成的文件以及运行记录,维修记录、事故报告、由设备管理人员收集。归档的设备管理文件、仪器设备文件必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性,便于查找和利用。设备索赔过程中形成的文件材料,由负责索赔的采购人员收集。

第九条 案卷质量要求

1、案卷质量验收,设备档案由立档单位交后勤处设备档案管理人员整理,经校档案室指定负责人检验合格后归档。

2、接收档案必须填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,案卷数量,移交时间,交接双方要签名盖章同时移交保存数据的软盘。

第十条 借阅制度

借阅人按制度规定办理借阅利用手续。在使用过程中,保证案卷完整、安全,按期归还。

第十一条 保管期限

对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料定为长期保管。设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,原则上与设备服役期限相一致。设备报废后,经有关部门组成的鉴定小组鉴定后决定其档案继续保存或销毁。

第十二条 设备档案的统计,由档案室设备档案管理人员负责,对案卷的收进、移出、利用、销毁建立统计登记制度,并按规定上报有关报表。

第十三条 20万元以上设备开箱验收,须通知档案室有关负责人到场共同参加验收。

第十四条 本实施细则由档案室负责解释。

第十五条 本实施细则自公布之日起实行。

七、出版类档案管理实施细则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合我校具体情况,制定本实施细则。

第二条 学校在编辑出版报纸、刊物等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料,均属出版档案。出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录,是学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作和规划,纳入各部(室)负责人和责任编辑、出版印刷人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时,要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

第三条 校编辑部要有一位负责人分管出版档案工作,并确定适当的专、兼职档案人员,协同校档案部门认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

第四条 归档范围

归档的主要内容涉及综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容,重点是出版活动各个阶段形成的文件材料,尤其是出版物本身。包括学校自行编辑出版的学报、其它学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

第五条 归档时间

1、书刊出版后一个月,责任编辑应向本社、部室专兼职档案员归档,验收合格后出具凭据,社部室负责人和财务部门方可按此签发稿费通知单和发放稿费。

2、档案员可随时归档,最迟在每年的上半年,将前一年办理完毕的、需要归档的文件材料,按规定分类立卷,于6月底以前,向档案室移交。

第六条 归档要求

1、出版档案以出版物名称立卷,一书(刊)组成一卷,期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年立卷。

2、跨年度的出版档案,放在出版物的出版年度立卷。

3、出版档案内的原稿、样书均须去除金属物,修补破损处。

4、页、件号的编制,凡有字的页均在非装订一侧下角编写页码,样书只编件号。

5、出版档案案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。

第七条 归档手续

归档时要简要说明归档情况,填写归档移交目录,核查清楚,交接双方签字。

第八条 本实施细则由档案室负责解释。

第九条 本实施细则自公布之日起实行

八、外事类档案管理实施细则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合学校具体情况,制定本实施细则。

第二条 学校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的处理完毕,且具有保存利用价值的文字、图表及声像载体材料,经过立卷归档,集中保存后即为外事档案。

第三条 外事档案由档案室集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,以便于学校今后各项工作查考和开发利用。档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档。努力实现外事档案科学化管理,大力开发信息资源,为学校教学、科研、人才交流服务。

第四条 外事部门应明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、立卷,按时归档。

第五条 归档范围

1、上级关于外事工作的文件;

2、学校外事工作综合管理,出国(境)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生等工作中形成的不同载体的文件材料;

3、本校人员在国外获得的证书、奖状、奖品等的复印、影印件;

4、外国赠送学校的纪念礼品。

5、不归档的材料:

(1)  上级关于外事工作普发、不要求办理的文件;

(2)  未生效的合同、协议书;

(3)  无查考利用价值的一般性,临时性函件。

第六条 归档时间

可随时归档,最迟在每年的上半年,将前一年办理完毕的、需要归档的文件材料,按规定分类立卷,于6月底以前,向档案室移交。

第七条 归档要求

同党群类、行政类档案归档要求相同。

第八条 归档手续

归档时要简要说明归档情况,填写归档移交目录,核查清楚,交接双方签字。

第九条 本实施细则由档案室负责解释。

第十条 本实施细则自公布之日起实行。

九、财会类档案管理实施细则

第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》以及《高等学校财会类档案工作规范》,结合学校情况,制定本实施细则。

第二条 财会档案是指在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的凭证、帐簿、报表及财务管理等文件材料。

第三条 归档范围

1、财务管理文件材料。

2、会计凭证类:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

3、会计帐簿类:总帐、明细帐、日记帐等。

4、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明。

5、其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单。

第四条 归档要求

1、财会档案应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制财会档案保管清册。

2、按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

3、财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200页,厚度2cm为宜。

4、财会部门移交会计档案时间:当年财会档案,在会计年度终了后可暂由财会部门保管1—2年,期满后的次年6月前由财会部门的专(兼)职档案员,将应归档的财会档案编制移交目录一式二份,连同案卷集中向学校档案室办理移交手续。

5、采用电子计算机所进行会计核算的单位,应当保存打印出纸质财会档案。

6、档案室接收保管的财会档案,原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财会部门经办人员共同拆封整理,以分清责任。

第五条 借阅制度

会计档案不外借,一般应由会计查帐,利用者可在档案室阅览、复印;利用者出示本人证件或单位介绍信;利用者可到财务处获得所查帐目凭单号,然后到档案室查原始凭证。

第六条 财会档案销毁保管期满的财会档案,可以按照以下程序销毁:

1、档案室会同财务处、审计处对保管期满的财会档案进行鉴定,剔出不应销毁的档案,编制财会档案销毁清册(列明销毁财会档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)。填写销毁清册审批表,档案室、财务处、审计处负责人在销毁清册审批表上签署意见,报主管校长审批。

2、销毁财会档案时,应当由档案室、财务处、审计处共同派员监销。销毁后,应当在会计销毁清册上签名盖章。

3、保管期满但未结清的债务原始和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应由档案室会同财务处抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。抽出立卷的财会档案,应单列财会档案保管清册。

第七条 本实施细则由档案室负责解释。

第八条 本实施细则自公布之日起实行。

十、声像类档案管理实施细则

第一条 声像档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的,以感光材料为载体,以影像为主要反映方式,辅以文字叙述的历史记录。声像档案是高校档案的一个重要组成部分,它具有客观、形象和真实的特点,能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果,真实记录学校各个时期发展的面貌。和其它文字、图纸、实物档案一样,声像档案具有现实的查证和利用作用,对历史研究具有重要的参考利用价值,是学校重要档案资料和宝贵财富。

第二条 为了提高声像档案工作的质量和管理水平,更好地开发利用声像档案信息资源,有效地为我校各项工作服务,充分发挥声像档案在教学、科研、管理及教育教学改革中的作用,根据《中华人民共和国档案法》,中共中央宣传部、国家档案局关于《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》的通知及国家教委关于《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章制度,特制定本实施细则。

第三条 基本原则

1、凡反映我校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

2、声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均和纸质载体不同,必须遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和保管。

3、声像档案必须实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。声像档案形成数量大、利用率高的部门,经批准可设分室。分室可保管本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案室的指导,每年定期向档案室呈报书面情况报告及办理移交清单。

4、声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一。学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中,实行三纳入四同步的原则,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

5、要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变,并逐步采用计算机管理手段,大力开发声像档案信息资源,为提高我校的教学、科研和管理工作水平服务。

第四条 归档范围

凡我校在党政管理、教学、科研、生产、外事等活动中直接形成的,对国家、社会和学校有保存价值的声像材料(如:录音、录像、电影、照片、磁盘、光盘等)均属归档范围。具体如下:

(一)领导活动类

1、上级领导来校视察,题字(词);

2、本校领导接待外宾、出访、国际交流、参加重要会议等活动形成的声像材料;

3、知名人士来校参观、视察形成的声像材料。

(二)重大会议及重要活动类

1、学校重大会议和活动形成的声像材料。如:校庆、教职工代表大会、人民代表选举等的开、闭幕式、会议代表及领导讲话;

2、党务活动如党代会等形成的声像材料;

3、学校组织的文艺、体育活动等形成的声像材料;

4、兄弟院校代表团来校活动形成的声像材料。

(三)统战、宣传类

1、各民主党派群众团体活动形成的声像材料;

2、重要宣传活动形成的声像材料;

3、记者来访形成的声像材料。

(四)获奖类

1、出席省、市的先进集体、个人等获奖的声像材料;

2、在学校各项活动中被评为校级先进集体、个人获奖的声像材料;

3、在教学活动中获地市级以上奖励形成的声像材料;

4、在科研、科技开发、校办企业方面获奖的声像材料。

(五)教学活动类

1、国内外有影响的专家、教授、知名学者来校讲学形成的声像材料;

2、本校知名教授、专家在教学活动中形成的声像材料;

3、学校在各项教学活动中形成的声像材料;

4、学生参加各种竞赛活动形成的声像材料;

5、博士、硕士毕业生答辩形成的声像材料;

6、学校各学院每年毕业的专科生、本科生、硕士生、博士生毕业生合影照片。

(六)科研活动类

1、重大科技成果、科技交流、获国家级奖励的科研项目的声像材料;

2、在本校举办的国际性、全国性和省级学术活动形成的声像材料;本校学术年会开、闭幕式,大会发言,著名学者报告等声像材料。

(七)外事类

1、外籍学者、著名人士来校参观、访问交流及讲学、联欢活动形成的声像材料;

2、建立校际关系、签订协议等仪式形成的声像材料;

3、本校举办的国际学术会议及本校专家学者参加国内外重大学术活动和授予的荣誉学位,荣誉称号的照片;

4、学校领导出访,聘请外籍名誉教授,客座教授及其他重要外事活动的照片。

(八)产品、仪器设备类

1、本校研制、试制、生产的产品样品;

2、产品使用情况的场面声像材料;

3、价值5万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照

(九)校园建筑

1、学校校景及学校重要的石碑、牌匾、塑像照片;

2、建校过程中的各项基建工程开工和竣工形成的声像材料。

(十)其它

1、学校发生的重大事故、突发事件及抢险救灾现场照片;

2、学校领导、名人、教授在科研、出访、讲学、生活等活动中形成的照片;

3、其它具有重大意义和保存价值的照片。

第五条 归档要求

1、归档的学校各项活动中形成的,或在校外单位形成的与我校有关的声像载体材料,必须对学校和社会当前与长远利用具有参考价值和凭证作用。

2、归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3、归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律,保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系,注意其成套性特点。

4、归档的声像材料须是原版、原件,而且要求图像、声音清晰,附有文字说明(如:形成时间、地点、人物、内容、拍摄者等),并连同文字说明、底片一起归档。

第六条 声像档案材料移交、立卷归档单位及归档时

1、党委宣传部(校报、电视台、新闻中心)、学校办公室、出版部门、学生处、团委、体育教学部以及其它声像材料形成部门,均为立卷单位,应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围,明确专人负责。贯彻执行上级有关声像档案的指示,经常进行检查、督促、指导部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作,以维护声像档案的完整和安全。在业务上接受校档案室的指导。

2、院系毕业生合影(照片、底片、名单)于每年暑假前移交,各院系活动照片,可在重大活动结束后随时移交。

3、学校重大活动档案,应在活动结束后1个月内移交档案室归档。其它可随时归档,最迟在每年的上半年,将前一年办理完毕的、需要归档的于6月底以前,向档案室移交。

4、凡立卷单位拍摄的属归档范围的照片等声像档案材料,原则上应先将存档照片和底片等交学校综合档案室,经档案人员验收合格后,由综合档案室负责人签字方可到财务处报销。

5、声像项目负责人、编导和其他制作人员,要按分工认真作好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本,任何部门和个人不得据为已有。

6、单位专(兼)职档案员对收集上来的声像载体材料,按规定程序进行系统整理后向档案室移交。

7、不符合保管要求的声像档案材料,应由声像档案形成部门重新整理后才能归档。

8、声像材料的管理人员在各种声响材料移交后,按照时间顺序、活动内容逐项进行整理、编目,编制检索工具,保证声像材料形成的自然规律,确定保管期限,保证归档声像材料的完整。

9、凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料,向校档案室归档者,一经采用,学校将给予适当补偿。

第七条 归档手续

归档时要简要说明归档情况,填写归档移交目录,核查清楚,交接双方签字。

第八条 保管办法

1、声像档案应按照不同类型、不同规格声像载体分别编制档号,照片、底片、光盘等分别保存。

2、声像档案库房应做到恒温、恒湿、避免磁场干扰和保持清洁,温度保持在18-24,相对湿度35-45。要特别注意防火,要有专门的设备和必要的保护措施。

3、照片、底片要定期进行检查,如发现发黄、发霉、变质等现象,要及时进行处理。

4、长时间未用的录音带、录像带、光盘等载体材料,应每十年转录一次,并避开30奥斯特以上的磁场。

5、档案库房应能防火、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防盗。

6、归档保存的声像档案,未经鉴定和批准,任何人不得私自移出、销毁。

第九条 借阅制度

声像档案借出或归还时,由档案部门和利用者共同进行清点、检查,并在档案借阅簿上登记,借用时间一般不超过15天。借用者对所借声像档案负责,不得损坏或丢失。

第十条 本实施细则由档案室负责解释。

第十一条 本实施细则自公布之日起执行。

十一、电子类档案管理实施细则

第一条 适应我校办公自动化、网络化需要,推进我校档案工作的信息化、现代化建设,加强电子文件的管理和开发利用,根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关政策法规,结合我校实际,制定本办法。

第二条 电子档案指我校师生员工在教学、科研、管理等活动中形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第三条 由学校有关部门提供办公自动化及文档一体化管理软件,并负责系统的维护和修改。各部门在自动化办公过程中及其他活动中形成的电子文件必须有部门领导分管,并指定专人负责电子文件的管理、鉴定和归档,将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第四条 电子文件一经产生,必须严格按要求妥善管理,确保其不散失、不损坏、不失真。其真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。

第五条 电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。各部门必须定期通过校园局域网向档案室归档。通过电子信箱移交,或以磁盘、光盘等方式归档。任何部门或个人不得拒绝归档,更不得将归档电子文件据为己有。

第六条 档案工作人员应忠于职守,具备计算机和网络应用知识,熟练掌握学校计算机网络系统的操作、复制等技术,组织编制归档电子文件的各种检索工具,并积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的作用。

第七条 归档范围

我校机关各部、处、室,各学院,研究所(室、中心),各直属单位在网络办公过程中或未通过网络,但在计算机上处理过的,记录和反映部门各项工作情况的各种电子文件经鉴定为档案的材料,应通过网络或使用磁盘、光盘、磁带等载体进行复制,进行归档保存。具体参照有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。归档类型包括:

1、字处理文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等,收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。

1)定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿文件,记录了文件形成的最后结果,明确了公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者;对特别重要的文件,其历次修改稿如果都有必要保存时,每一稿应以不同的标识区别。

2)正式电子文件:将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明,并注意收集齐全。

2、图像文件:用扫描仪等设备获得的静态图像文件,如果其压缩计算方法特殊,则应将相关软件一起归档。

3、图形文件:采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,收集时应注意其对设备的依赖性问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

4、录像文件:用视频、音频采集设备获得并经计算机处理的音视频动态文件,收集时应注意其标识和相关软件。

第八条 归档方式

1、逻辑归档:指在计算机网络上,将电子文件的物理地址存放在由档案室控制的网络服务器存储器中,使该电子文件能供档案室和其他业务部门有效利用和处理的过程。

2、物理归档:指把计算机及其网络中,经过归档处理的电子文件,卸载到一定的载体上,向档案室移交,实行脱机保存的过程。

学校办公自动化及文档一体化管理系统运行后,并具有稳定、可靠的网络环境和严密的安全管理措施,以及对内容重要的电子文件实行制作纸质版本的部门,可实行逻辑归档。脱离校园网运行的电子文件,或在办公自动化及文档一体化管理软件不完善的情况下,应采取物理归档方式。

第九条 电子文件逻辑归档的基本要求

1、档案工作人员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限和范围。

2、正式电子文件一经产生,任何部门或个人不得随意修改、删除。

3、电子文件归档操作由各部门指定专人负责,办理完毕的电子文件要按照要求进行分类、编号并确定保管期限,然后发送到档案室的归档电子信箱内。

4、在档案室设置归档服务器,并指定专人负,负责在网络上接收各部门发送的归档电子文件,做好电子文件的鉴定和审查工作。

5、归档电子文件如有该电子文件产生及运行过程的元数据文件,则应将元数据文件一起归档保存。

6、校园网内部要有可靠的安全防范措确保数据准确无误地运行。

7、档案工作人员在设备更新时应参与数据更换工作,并记录在案。

8、电子文件归档后,应建立检索目录,网络管理人员要及时清理网上的复制件。

第十条 电子文件物理归档的基本要求

1、用优质的光盘、磁盘、磁带等载体,并清除计算机病毒。本办法推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2、按照《燕山大学档案实体分类方案表》对电子文件进行分类、组盘、编号、确定保管期限。

3、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

4、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表(详见附件),认真填写相关内容,同时要有相关责任者签字,方为有效。

5、档案室要定期对已归档电子文件进行检查、复制,并采用先进技术手段进行安全保管。重要的电子文件必须拷贝至耐久性的载体上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第3套,异地异库保管。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

6、需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。

7、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少1年。

8、在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

第十一条

1、在进行电子文件归档检测工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

2、归档前的鉴定

电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件的现行有关规定执行,鉴定结果,在电子文件的机读目录上制作相应的标识,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

第十二条 电子文件的移交及归档时间

归档电子文件材料应做到数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致。打印移交目录清单,交接双方在清单上签字生效,交接清单一式两份,双方各执一份。具体归档时间如下:

1、逻辑归档方式归档的电子文件为文件材料办理完毕后立即归档。

2、用物理归档方式归档的电子文件与各部门的纸质档案归档时间相同。

第十三条 电子文件的整理

1、电子文件的整理,应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

2、电子文件应按《档案著录规则》著录,并制成机读目录。

3、归档电子文件应填写登记表。

第十四条 电子档案的保管

1、检验

1.1档案保管部门应配备相应的处理设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20%,合格率应达到100%。

1.2检验项目:

1.2.1载体有划痕,是否清洁;

1.2.2有无病毒;

1.2.3核实电子档案的完整性和有效性审核手续;

1.2.4核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

1.3将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有误的,应退回形成单位,重新制作。

2、移交手续

验收合格后,档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章。一式2份,一份交电子文件形成单位,一份自存。

3、保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,还应符合下列条件:

3.1归档载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形;

3.2环境温度选定范围:14℃—24℃;相对湿度选定范围:45%—60%;

3.3存放时应注意远离强磁场,并与有害气体隔离;

3.4电子档案在形成单位的保管,也应参照上述条件。

4、存效性保证

4.1每满1年,对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记;

4.2每满2年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%。如发现问题应及时采取恢复措施;

4.3设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年;

4.4磁性载体上的电子档案,每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年;

4.5定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

5、利用

5.1电子档案的封存载体不得外借;

5.2利用时使用拷贝件;

5.3利用时要遵守保密规定;

5.4利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内;

5.5具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定,要有稳妥的安全保密措施。

6、电子档案的销毁鉴定

6.1电子档案的销毁鉴定,按国家现行有关规定执行;

6.2电子档案的销毁,应在办理审批手续后,方可实施;

6.3非保密电子档案可进行逻辑删除,属于保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

7、统计

档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管,利用等情况进行统计。

第十五条 本实施细则由档案室负责解释。

第十六条 本实施细则自公布之日起执行

 

 第三部分     业务规范

一章 学校档案工作的立案归档要求

一、立案归档分工

1、部门、课题组立案归档是学校档案工作的基本制度和基础,各部门必须分工明确,协同配合。

2、学校分管某个方面工作的校领导,各部门分管档案工作的负责人,都应把涉及相关的范围的档案工作列入自己的职责范围,督促有关部门,有关人员认真做好工作。

3、全校性、综合性的由党委办公室,校长办公室负责立案归档。

4、立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口,其他部门可向他们集中或靠拢。

二、案卷的质量要求

1、各门类档案的质量要求,总的是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

2、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作的书写材料利于长期保存。

3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

4、专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体请参阅各工作规范。

5、在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系的情况下,同一内容的文件应按永久、长期、短期分别组卷。

5.1确定文件材料的保存价值,要根据学校工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管;

凡在较短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管;

5.2对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件应永久保管外,其余多数为长期、短期保管。

6、卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

7、立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可立卷薄卷。

8、卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧下脚编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记,并逐项填写。

9、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟订并在前后加[ ];没有责任者、年、月、日的文件,要考证清楚,及时补上;会议记录应概括出主要内容;声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

10、卷内文件材料情况说明,应填写在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人。

11、案卷题名应简明确切,体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。

12、要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹稍模糊的应复制,与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。

13 除有特殊要求外,档案的案卷格式和各种表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭式,规格为300毫米*220毫米,厚度由各校自定,一般为10152030405060毫米或自定;表格用纸为260毫米*185毫米,卡片为125毫米*75毫米,用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

三、归档时间和手续

1、党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档;

2、教学部门和能按年度归档的部门应在次年寒假前归档。

3、科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月归档。

4、随时接受上级规定应接受的档案。

5、接受档案必须履行手续,填写移交清册,一式二份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方要签名盖章。

 

                          第二章  各业务部门具体归档内容

一、党委办公室具体归档范围

1、上级及校内有归档价值的党委文件;

2、党委会记录、党委大事记、党代会材料及中层干部会议记录;

3、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知;

4、学校党委组织的大型活动材料;

5、党委工作计划、报告、总结;

6、党委负责人的重要讲话稿和参加上级会议发言稿;

7、党群系统重要统计材料;

8、信访材料及有归档价值的其它材料。

二、校长办公室具体归档范围

1、上级及校内有归档价值的文件;

2、全校性的规章制度、校长办公会记录;

3、全校性工作会议及其他行政会议记录;

4、校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿;

5、学校年度、学期工作计划、报告、总结;

6、全校性工作调查材料和经验介绍、学校评估材料;

7、本校历史沿革、大事记等;

8、燕山大学年鉴、信息、高校基层报表等;

9、燕山大学与其他单位签定的协议书等;

10、校史、校友、校庆工作材料;

11、有归档价值的其它材料,如:集体奖证书、教职工代表大会等材料。

三、组织部具体归档范围

1、上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报等文件;

2、规章制度、工作计划、总结、决定、报告、调查材料;

3、本校组织机构设置变动、请示、批复和各种统计报表;

4、副处级以上干部名册,各总支、支部委员名册,党员名册;总支、支部改选报告、审批材料;

5、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料;

6、发展新党员、预备党员转正的名册;

7、党内统计报表、党员组织关系介绍信;

8、有归档价值的其它材料。

四、宣传部具体归档范围

1、上级及校内有关宣传方面的文件材料;

2、学校各项活动的照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等;

3、学校电视台新闻的资料和光盘;

4、工作要点和年终工作总结等;

5、教职工及学生思想政治工作调查统计及有关材料;

6、燕山大学报(校刊);

7、有归档价值的其它材料。

五、审计处、纪检监察处具体归档范围

1、上级下发的有关审计、纪检、监察方面的文件材料;

2、审计、纪检监察处制定的规章制度、工作计划和总结;

3、统计年报、重要报表、调查报告、重要会议记录;

4、工程预算审计及各类审计材料;

5、校内审计、纪检案件的所有材料;

6、有归档价值的其它材料。

六、统战部具体归档范围

1、上级及校内有归档价值的文件;

2、本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结;

3、统战工作情况调查、典型材料、统计表;

4、本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料;

5、台、港、澳和侨务工作材料;

6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料;

7、统战工作重要会议记录;

8、有归档价值的其它材料。

七、工会具体归档范围

1、上级下发的有关工会和妇委会的文件;

2、年度工作计划、报告、重要通知、总结、统计等;

3、职工代表大会、工会委员会、妇女工作的有关材料;

4、表彰工会先进集体个人的材料、名单;

5、基层工会干部和会员名册;

6、有归档价值的其它材料。

八、学校团委具体归档范围

1、上级及校内有关共青团方面的文件材料;

2、团委工作计划、报告、总结及规章制度;

3、团委各类统计年报及工作典型调查材料;

4、本校团代会、学代会相关文件;

5、处分团员的材料及复查材料;

6、批准入团、离团材料及名单,团、干部、团员名册;

7、团委会议记录、学生会文件、材料;

8、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料;

9、团委牵头进行的重大活动的有关材料;

10、社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料;

11、有归档价值的其它材料。

九、国际合作处具体归档范围

1、上级及校内有关外事的文件材料,尤其是上级的批复;

2、规章制度、计划、总结、外事会议材料;

3、外事工作统计报表、国际会议论文;

4、国际比赛材料、各种函件、协议书等;

5、外籍人员相关材料、教职工出国请示及批复;

6、出国(境)讲学、考察、访问及研究人员有关材料;

7、本校及国外单位完成的国际合作项目、成果等材料;

8、外国政党官员、各界人士来校参观访问的文件材料;

9、外国留学生的学籍卡片、成绩、录简单、毕业论文、学生名册、学生去向、教学计划、大纲、安排等;

10、有归档价值的其它材料。

十、人事处具体归档范围

1、上级及校内有关人事、特别是离退休人员方面的文件材料;

2、规章制度、工作计划、报告总结、调查材料、会议记录;

3、教职工评定、聘任职务职称材料及任职资格评审表;

4、起薪单、变薪单、止薪单;

5、人员调入、调出材料、工资统计报表等;

6、劳动工资通知单、工资关系介绍信存根;

7、人事统计报表、教职工名册登记表;

8、困难补助、假期补助、夜餐补助名册等;

9、领导干部津贴发放明细、电话补贴、各种补助、津贴名单;

10、政府特贴专家,有突出贡献专家、青年科技专家材料;

11、接收毕业生分配通知单及人员内部调动通知单;

12、教职工退休、退职、离职和出国的有关材料;

13、教职工援外、支援边远地区和异地安置等材料;

14、教师工作量的规定及执行情况、教师业务考核材料;

15、使用临时工的有关材料;

16、关于机构设置、变化、编制规划及上级批复;

17、人事处权限内的干部任免文件及名册;

18、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料;

19、处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料;

20、师资培养、教师进修规定、计划安排;

21、有归档价值的其它材料。

十一、计财处具体归档范围

1、上级下发的有关财务方面的文件材料;

2、规章制度、工作计划、年终总结;

3、会计报表、账本、会计凭证、工资明细表、助学金、奖贷学金;

4、有归档价值的其它材料。

十二、教务处具体归档范围

1、上级下达有关教学方面的文件材料;

2、教务处制定的管理办法;

3、教学检查、评估、优秀教学质量评奖材料;

4、实验室各种统计表;

5、教学计划、课表、教师任课名单;

6、学生成绩、学籍变动材料;

7、教师自编、主编教材、教学使用目录;

8、毕业生电子注册名册;

9、教学平台建设立项书;

10、有归档价值的其它材料。

十三、科研处具体归档范围

1、上级下达的有关科研方面的文件材料;

2、科研处制定的管理办法;

3、科技统计年报;

4、科技信息;

5、专利证书原件或复印件;

6、纵向科研批准后的各种项目、文件、材料及合同;

7、横向合同;

8、科研鉴定材料;

9、获奖材料及证书;

10、科研平台建设立项书;

11、重点实验室建设材料;

12、科研机构设置;

13、会计报表、帐簿及凭证;

14、有归档价值的其他材料。

十四、国有资产处具体归档范围

1、上级及本校有关仪器、设备工作的文件材料;

2、本校仪器、设备管理的规章制度;

3、仪器、设备统计报表、工作年度(季度)总结;

410万元以上仪器设备说明书及全套随机文件材料;

5、有归档价值的其它材料。

十五、学生工作处具体归档范围

1、上级下达的有关在校学生的文件材料;

2、学工处制定的管理办法、规章制度等;

3、毕业生就业方案;

4、学生学籍卡片;

5、军训材料;

6、有归档价值的其它材料。

十六、招生工作处具体归档范围

1、上级下达的有关招生方面的文件材料;

2、招生办制定的管理办法;

3、学生招生录简表;

4、新生名册;

5、与其他单位签的协议书、合同等;

6、招生简章;

7、有归档价值的其它材料。

十七、建设规划处具体归档范围

1、上级及本校有关基建工作的文件,尤其是上级的批复;

2、规章制度、工作计划、年度总结、统计报表;

3、全校性总体规划、设计总体平面图、水、电、气管道分布图、地质勘探、地形测量等材料;

4、基建工程项目全套资料(包括前期文件、竣工资料);

5、会计报表、帐簿及凭证;

6、有归档价值的其它材料。

十八、校园管理处具体归档范围

1、上级下发的有关校园管理的文件材料;

2、规章制度、工作计划、年终总结;

3、与房产、居委会有关的材料;

4、会计报表、帐簿及凭证;

5、有归档价值的其它材料。

十九、高教研究中心具体归档范围

1、上级下达有关高教研究方面的文件材料;

2、本校教育事业规划、计划及向上级请示和上级批复;

3、国内外高校发展动态的相关材料;

4、年度工作计划、总结、各种统计报表;

5、有归档价值的其它材料。

二十、现代教育中心具体归档范围

1、上级下达有关现代教育方面的文件材料;

2、规章制度、工作计划、总结、报表等;

3、学校大型活动录音、录像、光盘等声像档案;

4、有归档价值的其他材料。

二十一、图书馆具体归档范围

1、上级下达的有关图书文献的文件材料;

2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度;

3、各类统计报表和年度工作总结;

4、与校外交流等其他有归档价值的其它材料。

二十二、期刊社具体归档范围

1、上级下发的有关出版、发行等方面文件材料;

2、规章制度、工作计划、报告、总结、重要会议记录;

3、《燕山大学学报》(书刊、原稿、评审单);

4、《燕山大学教学研究》(书刊、原稿、评审单);

5、《燕山大学教学研究(哲社版)》(书刊、原稿、评审单);

6、编辑出版合同、协议书、出版请示及批复;

7、有归档价值的其它材料。

二十三、离退办具体归档范围

1、上级下达有关离退休方面的文件材料;

2、各种活动的相关材料和各种补贴明细;

3、年度工作计划、总结、统计报表;

4、有归档价值的其它材料。

二十四、保卫处具体归档范围

1、上级下达的有关保卫、安全、消防文件材料;

2、规章制度、工作计划、报告、总结和调查材料;

3、统计年报及重要会议记录;

4、要害部门的公安保卫、消防工作;

5、有归档价值的其它材料。

二十五、本部各学院具体归档范围

1、上级下达的有关院系建设等文件材料;

2、院系制定的管理办法;

3、毕业照片及底片(照片规格不超过25cm×13cm);

4、本科生优秀毕业论文(每个专业一本);

5、集体或个人获奖证书等;

6、有归档价值的其它材料。

二十六、里仁学院具体归档范围

1、上级下达的有关二级学院的文件材料;

2、里仁学院制定的管理办法;

3、教学检查、评估、优秀教学质量评奖材料;

4、实验室等各类统计表;

5、教学计划、课表、教师任课名单;

6、学生成绩、卡片、学籍变动材料;

7、自编、主编教材、教学使用目录;

8、毕业生验印名册;

9、毕业生调配方案;

10、军训材料;

11、招生录简表;

12、招生简章;

13、重点学科建设等材料;

14、会计帐簿、报表及凭证;

15、毕业生照片;

16、有归档价值的其它材料。

二十七、继续教育学院具体归档范围

1、上级下达的有关成人教育的文件材料;

2、继续教育学院制定的管理办法;

3、学生成绩、学籍变动材料;

4、毕业生验印名册;

5、招生录简表;

6、招生简章;

7、毕业决定;

8、会计报表、帐簿及凭证;

9、毕业学生照片;

10、有归档价值的其它材料。

二十八、体育系具体归档范围

1、上级下达的有关体育教学的文件材料;

2、体育部制定的管理办法;

3、运动会和参加校外体育活动的获奖材料;

4、有归档价值的其它材料。

二十九、研究生学院具体归档范围

1、上级下达有归档价值的文件;

2、研究生部制定的管理办法;

3、教学计划、课表、教师任课名单;

4、学位论文及答辩材料;

5、新生录简单、学生成绩、学籍变动材料;

6、重点学科建设等材料;

7、毕业生照片及底片(照片规格不超过25cm×13cm);

8、有归档价值的其它材料。

三十、培训中心具体归档范围

1、上级下达的有关宾馆餐饮等文件材料;

2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度;

3、各类统计报表和年度工作总结;

4、会计报表、帐簿及凭证;

5、有归档价值的其它材料。

三十一、后勤集团公司具体归档范围

1、上级下发的有关后勤管理等方面的文件材料;

2、规章制度、工作计划、年终总结;

3、会计报表、帐簿及凭证;

4、有归档价值的其它材料。

三十二、产业集团公司具体归档范围

1、上级及本校关于产品生产与科技开发管理的文件;

2、本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度;

3、产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表;

4、产品项目全套材料;

5、各种有价值的合同;

6、会计报表、帐簿及凭证等;

7、有归档价值的其它材料。

会计档案接收单位

计财处、科技处、基建处、产业集团公司、培训楼、成教院、里仁学院、后勤集团公司。

注:各部门原则上应在次年的六月底前做好立卷归档工作,但视情况也可随时归档。


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