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文件材料的立卷归档要求

by 柯铁军 last modified 2008-03-13 11:42

一、  立卷原则:

 

1. 归档文件应收集齐全,按文件的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,正确的分类组卷(历史联系:指来源、问题、时间、作者、地区、通讯者、文件名称等方面的联系)

2.组成的案卷要反映一定的特征,一般以年代问题为特征进行组卷,结合其他特征(如作者、收发文机关、文件名称等上述第一条历史联系中提到的特征),适当照顾文件的保管价值和数量,以便保管和利用。

3.区分文件的价值,正确的划定案卷的保管期限(永久保存、长期保存、短期保存,可参照《燕山大学档案实体分类法与燕山大学档案工作规范》)。注意要在保持原貌即历史联系的基础上,确定保管期限(如一份永久保存文件与一份长期保存文件确实密不可分,则一起放入永久)。

 

二、   立卷要求:

 

1.归档的文件材料的种类、份数要齐全完整,做到正件与副件、请示与批复、印件和定稿、转发文件和原件、多种文字形成的同一文件,放在一起,不得分开。

2.在组卷时,要将同一年度的文件放在一起,不同年度的文件一般不要混杂。但跨年度的请示和批复,要放在复文的一年,无复文的放在请示年里;跨年度的计划、规划要放在开始的一年;跨年度总结放在最后一年;(年度计划、报表、总结、决算文件放在针对年度立卷)跨年度的会议,放在会议开幕的一年;非诉讼案件放在结案年;文件和电报要放在一起;绝密文件要单独存放。

3.一般情况下,文件的排列按时间顺序或重要程度依次排列,密不可分的文件材料按次序排在一起。一般讲,批复在前,请示在后;正件在前,副件在后;印件在前,定稿在后;非诉讼案件的结论、决定、判决性文件材料在前,依据性材料在后;重要文件的历次修改稿要依次排在定稿之后;音像材料要附上说明(时间,地点,责任者,中心内容等)。

4.属于问题单一的案卷内的文件,按时间顺序排列;包括有几个问题的案卷内的文件,按问题结合时间顺序排列。文件排列之后在文件右下角编写页码(出版物可不编,背面有文字的编在左下角)。

5.卷内目录与备考表要填写清楚,卷内文件应逐一登记在卷内目录上。卷内目录一式两份,一份置于卷首。立卷人和检查人必须在备考标上签字。

6.切记拆除卷内文件上的金属物,文件材料的标头应向上或向左。

 

三、 其他:

 

1.归档的文件材料应质地优良,格式统一。手写稿字迹工整,图像清晰,签字手续完备。

2.禁止使用铅笔或圆珠笔书写。

3.一般一卷的厚度不超过2厘米。


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