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不归档文件材料的处理要求

by 柯铁军 last modified 2010-04-08 15:04

哪些是国家规定的不归档文件材料?

      国家档案局在1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》中对不归档文件材料的范围分四方面作了明确规定:

(1)上级机关的文件材料,包括上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件,普发供参阅、不办的文件材料;上级机关发来供工作参考的抄件;上级机关征求意见未定稿的文件。

(2)本机关的文件材料,包括本机关的重份文件;无查考利用价值的事务性、临时性文件;未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿;一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;无特殊保存价值的信封;一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信;机关内部互相抄送的文件材料;不应履行公文的行文、介绍信等;本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料;为参考目的从各方面搜集的文件材料。

(3)同级机关和非隶属机关的文件材料,包括参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

(4)下级机关的文件材料,包括下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料;越级抄送的一般性的、不需要办理的文件材料;下级机关抄报备案的一般性文件材料。

如何处理不归档的文书材料?

      各单位每年在文书立卷归档时,应清理不需归档的文件材料,并应加强保管,不要随便堆放,以免造成泄密。需要销毁的应及时销毁。销毁不归档的文件材料,对密级较高的文件应按有关保密规定办理。一般性文件材料可以采用简便方法进行登记(如只登记收发文号码或在收发文簿上加盖"销毁"戳),经本部门有关领导人批准后即可销毁。


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