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文件材料的立卷归档流程

by 柯铁军 last modified 2010-04-08 15:03

    形成积累:

 

1、学校各院、部、处、室、馆、总支、系、所、社、中心、工会、团委和直属部门均为立卷单位,分工归口立卷。

2、各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生的新内容,参照《燕山大学档案实体分类法与燕山大学档案工作规范》中党政类档案归档范围及保管期限表,编制案卷类目。

3、各立卷归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员,平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作,根据案卷类目分别归卷。

 

    立卷分工:

 

1、收文:(1)上级机关的来文属于综合性、全面性、政策性的,由党办、校办立卷归档;专业性、具体业务性的,由各承办单位立卷归档,以避免重复立卷。

             (2)对于下级或其它机关的来文,哪个部门办理由哪个部门来立卷。对于发给办公室的综合性、全面性、政策性的文件又由办公室交给业务部门处理的,仍由中心机关来立卷,具体业务部门可保留材料。

             (3)外出开会带来的文件,原则与(1)相似。

2、发文:以党委、学校名义的发文,由党办、校办分别立卷归档;以部门名义的发文,由各部门立卷归档。总之,以谁的名义发出的文件就由谁来立卷归档。

3、.内部文件:(1)党委和学校召开的代表大会、全委会、扩大会、办公会所形成的材料,由党办、校办分别立卷归档;职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。

                (2)校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由党办或校办立卷归档。

4、其它:(1)两个以上单位共同办理的文件,由主办单位立卷归档,非主办单位只保存复制本。

             (2)各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校档案部门保存,任何人不得带入其它单位。

             (3)重要的人民来信来访材料,由承办单位立卷归档。

 

    立卷归档要求:

 

参照《文件材料的立卷归档要求》

 

    立卷分类:

 

1、分年度    先将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度,跨年度的参考《文件材料的立卷归档要求》区分年度。

2、分问题    将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

3、分期限    将文件按照规定的不同保管期限分开。

 

    立卷组合:

 

1、立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以年度--问题为主,兼顾其它特征,使之联系紧密。

2、立卷组合的形式

立卷组合的形式,一般按下述内容和顺序进行:

(1)会议文件    按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷或数会一卷。

(2)非诉讼案件材料    按立案问题或人头组合,可以一案一卷或一案数卷。

(3)人民来信材料    按信件作者、处理形式或反映的问题组合。

(4)统计、报表、名册等文件    按照格式名称组合,根据文件的数量可组成一卷或数卷。

(5)学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等    一般按单一问题组合。

(6)工作计划、总结等文件    一般可按责任者或名称组合。

(7)简报    按名称或期号组合

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

 

   卷内文件的排列:

 

卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列(参照《文件材料的立卷归档要求》)

 

    卷内文件的修整:

 

对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当折叠;拆除文件材料上的金属物。

 

    卷内文件的调整检查:

 

按归档时间要求,由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归档,并对文件进行调整检查,依照如下程序进行:

1、检查案卷内文件的成分    文件是否收集齐全完整,同时检查案卷中有无不需立卷归档的文件材料。

2、检查案卷内文件的联系    依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一,相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

3、检查案卷内文件的保存价值    察看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致。

4、检查案卷内文件的数量    一般不超过200页。同一问题文件数量多的,宜酌情适当分类;问题单一,文件数量少者可组薄卷。

 

    编写卷内文件页号、统计件数:

 

一卷内文件统一编写流水页号。卷内文件的件数,一般以每份文件单独计算为一件;请示与批复,来文与复文一般应分别计算件数(也可以按一件来计算);正本、定稿、历次修改稿,正件与附件按一件计算。

 

    填写卷内文件目录:

 

1、顺序号:以卷内排列先后顺序填写的序号。

2、文号:文件制发机关的发文字号。

3、责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

4、题名:即文件标题。一般应照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加[]号。

5、日期:文件的形成时间。

6、页号:卷内文件起止之页的编号。

 

十一    填写卷内备考表:

 

1、本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名,标注时间。

2、立卷人:由组成本卷的责任者签名。

3、检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。

 

十二    拟写案卷标题:

 

要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(即文种)。除会议文件外,不得用“**文件材料”;除一般函件外,不得用“**来往文书”;除了非诉讼案件材料外,不得用“**案件”。

 

十三    归档验收:

 

文书立卷部门整理好案卷,学校档案部门派人检查合格后,填写移交目录,双方履行签字盖章手续,办理移交,并各执一份存查。


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