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燕山大学各单位档案网上立卷归档操作说明

by 柯铁军 last modified 2008-03-13 11:42

一、登陆档案网络管理系统

进入学校主页——点击“公共服务”类中的“综合档案”——点击“档案管理系统”(综合档案室主页左面)——在弹出的页面中填写用户名、密码——点击“登录”,进入档案网络管理系统。

二、修改密码

各单位可以对密码进行修改,具体操作是:

进入档案网络管理系统——点击“系统设置”——清空“登陆密码”框内的原有密码、输入新密码——点击“修改”,密码修改完成,下次登陆系统就必须使用新密码进行登陆。

三、著录卷内文件信息

点击档案网络管理系统右边档案文件信息管理下的“添加文件”,弹出“添加文件”框,对以下内容进行填写:

1、一级目录:填案卷所属年度(如案卷为2004年则填“2004”)

2、二级目录:档案门类代码(DQ代表党群档案,XZ代表行政档案,JX代表教学档案,KY代表科研档案,CP产品生产与科技开发,JJ代表基建档案,SB代表仪器设备,CB代表出版档案,WS代表外事档案,CK代表财会档案, SX代表声像档案, DZ代表电子档案,SW代表实物档案)

3、三级目录:不填

4、信息分类号:GE5

5、档案馆室代号:不填

6、全宗号:不填

7、缩微号:不填

8、实体分类号:

1) 各类纸质载体档案填“案卷所属年度-档案门类代码(DQ代表党群档案,XZ代表行政档案,JX代表教学档案,KY代表科研档案,CP产品生产与科技开发,JJ代表基建档案,SB代表仪器设备,CB代表出版档案,WS代表外事档案,CK代表财会档案, SX代表声像档案)”,如该卷是学校办公室2004年形成的行政综合类纸质载体档案,则填“2004-XZ11”

2) 实物档案填“SW(实物档案代码)-实物分类代号(1代表印章类实物,2代表旗类,3代表奖状证书类,4代表奖牌、奖杯、匾额类,5代表礼品、纪念品类,6代表题词、书画类,7代表书籍、画册类,8代表其他类)-实物所属年度”,如2004年颁发的奖状,填“2004-SW”

3) 电子档案填“DZ(电子档案代码)-电子档案载体分类代号(1代表磁盘,2代表光盘)-年度”,如2004年形成的磁盘,填“2004-DZ”

9、案卷/盒号及馆编件号:小数点前填文件所属案卷号(从1开始流水排号,立卷原则见综合档案室主页http://archives.home.ysu.edu.cn/ywzd/ljzd/guidangyaoq);小数点后填文件在案卷中的顺序号(从1开始流水排号)

10、保管期限:选择文件的保管期限(文件保管期限的判定见《燕山大学档案实体分类法与燕山大学档案工作规范》)

11、密级:根据文件的具体密级进行选择(如文件上没有密级标识则选“内部”)

12、正题名:填文件的正题名(文件上有则照录,没有则自拟,不完整的补充完整,必须确保责任者、时间、问题、文种或名称等要素齐备,自拟或补充部分用中括号“[]”括起来)

13、副题名:填文件的副题名,没有的不填

14、附注;对文件有需要说明的情况进行说明

15、第一责任者:填形成文件的单位名称或者人名

16、其他责任者:填其他责任者的名称(文件有多个责任者时除第一责任者外为其他责任者)

17、数量:填具体文件的页数(照片为张数,一般填“1”)

18、规格:填纸张或照片等的规格(如A4、B5、5寸、7寸、25cm×13cm等)

19、时间:填文件的形成时间(一般为文件的落款日期,如落款日期为2004年12月15日则填“2004.12.15”;照片填拍摄日期。)

20、归档单位:填归档的处级单位名称,如校长办公室归档填“校长办公室”

21、存址:不填

22、主题词:不填

23、出版社、奖励名称、获奖等级、获奖时间:有则填,没有则不填

24、文号、图号:填文件的发文字号、基建图纸的图号或学生的学号,没有的不填

25、载体:根据文件的实际载体进行选择,是纸则选“纸”

26、文本:根据文件的实际文本进行选择,是正本的则选“正本”

27、文种:根据文件的实际文种进行选择,是通知则选“通知”,如不包括在列出的具体文种中的选“其他”

28、归档份数:填归档文件的份数,是1份则填“1”

29、附件题名/电子文件编号:有附件的填附件的题名

30、输入员:填录入者的姓名

31、检查所著录的文件信息完整无误后点击“添加”,卷内一条文件信息著录完毕。一条文件信息著录完后,在添加文件框内案卷/盒号及馆编件号小数点后的文件号会自动加1,其它各项为刚才已著录的信息;如要对下一份文件进行著录,只需根据待著录文件的具体情况作相应改动即可。

四、修改文件信息

若著录完案卷或文件信息后发现有错误要对已著录的文件信息进行修改,应点击系统界面右边档案文件信息管理界面下文件条目右方的“编辑” 按钮,弹出“编辑文件”框,将要修改的内容进行修改后,点击左下方的“保存” 按钮进行保存,即修改完成,修改完后点击“关闭” 按钮退出。

五、删除文件

若著录完文件信息后发现著录重复或多余,需要对已著录的文件条目进行删除,应点击系统界面右边档案文件信息管理界面下文件条目右方的“删除”按钮进行删除。

六、打印卷内文件目录

点击系统界面右边档案/文件信息管理界面下“打印当前类目”按钮,弹出“打印目录”框

1、选中“卷内文件目录”

2、选中“转换页数为页次(对卷内目录,全引目录,归档文件目录有效)”选项

3、案卷列表:选择要打印的案卷的档号

4、选择纸张:根据卷内文件的规格进行选择,是A4则选A4纵向(系统默认为A4纵向),B5选B5纵向

5、点击“打印”按钮,弹出打印界面

6、点击“文件”——“页面设置”对页面进行设置(如果卷内文件是A4大小则无须进行页面设置,系统默认为A4),如果卷内文件为B5大小,则页面设置时选择B5(JIS),左、右边距设为“4”,上下边距设为“17”

7、点击“文件”——“打印预览”对照文件实体检查前面输入或显示是否有误,如果输入有误则返回档案文件信息管理界面下对文件条目信息进行修改;如果页面显示有误则返回打印界面点击“文件”——“页面设置”进行页面设置

8、检查无误,点击页面上方的打印快捷按钮或返回打印界面点击“文件”——“打印”进行打印

七、上传电子文件

如果有与著录的文件相对应的电子文件,必须将电子文件上传,具体操作为:

1、点击系统界面右边档案文件信息管理界面下具体文件条目右边的“全文”按钮,弹出“文件、案卷提要”框

2、选择文件:点击“浏览”,从本地磁盘选择要上传的电子文件

3、上传方式:默认为上传整个文件,不改

4、添加全文:选中将附件内容追加到全文

5、点击“上传”,电子文件信息即上传到档案网络管理系统中若一份文件有多个电子文件时,可以重复以上步骤上传多个电子文件;若上传错误可以点击电子文件条目的“删除”按钮进行删除

八、上传图像

如果有与著录的案卷或文件(如实物档案等)相对应的数码像片,必须将数码照片上传,具体操作为:

1、点击系统界面右边档案文件信息管理界面下具体案卷或文件条目右边的“图像”按钮,弹出“文件、案卷相关图像”框

2、点击“浏览”,选择要上传的图像(一次可以选择多张),点击“上传”,电子图像即上传到档案网络管理系统;若上传错误可以点击图像条目的“删除”按钮进行删除

九、上传音频、视频等多媒体文件

如果有与著录的案卷或文件相对应的音频、视频等多媒体文件,必须将多媒体文件上传,具体上传方式可以通过点击档案文件信息管理界面下具体案卷或文件条目右边的“媒体”按钮进行上传。如果文件较大,在上传方式中选择“只上传文件信息”,最后归档时将多媒体文件刻盘一同移交,由档案室处理。

十、打印案卷移交目录

在纸质、照片、声像、实物、电子等档案实体移交综合档案室以前,必须先打印案卷移交目录(交接双方凭此清点和办理移交手续),具体操作为:

1、选中要移交的案卷(鼠标指向要移交的案卷条目左边的选择方框即可选中)

2、点击“添加至打印队列”

3、点击“打印当前类目”,弹出“打印目录”框

4、选择“案卷移交目录(横)”

5、选择“仅打印打印队列中的文件(对归档文件、卷内、案卷、自定义目录有效)”

6、选择纸张:A4横向

7、点击“打印”,进入“案卷移交目录(横向)打印”界面

8、点击“文件”——“页面设置”,弹出页面设置框,纸张大小:选择A4,方向:选择横向(A),点击“确定”返回

9、点击“文件”——打印预览,进入打印预览界面进行预览

10、检查无误,点击页面上方的打印快捷按钮或返回打印界面点击“文件”——“打印”进行打印


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