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燕山大学全宗介绍

by 李丽环 last modified 2010-04-08 14:49

燕山大学全宗介绍

1984年—2009年)

一、学校概况:

1、学校成立、更名等:

      燕山大学源于哈尔滨工业大学,始建于1920年。1958年哈尔滨工业大学重型机械系及相关专业迁至工业重镇齐齐哈尔市富拉尔基区,组建了哈尔滨工业大学重型机械学院。1960年独立办学,定名为东北重型机械学院。1978年被确定为全国重点高等院校。1985年至1997年学校整体南迁秦皇岛市。1997年1月经原国家教委批准,更名为燕山大学。1998年,由原机械工业部划到河北省,实行中央与地方共建,以河北省管理为主。2006年,国防科工委和河北省共建燕山大学。2009年,工信部、国防科工局和河北省共建燕山大学。

2、学校领导更迭情况:

姓 名

性别

职务

任职时间

聂毓峰

  代理党委书记

1989年—1991年

宋维公

党委书记

1991年—1993年

裴广发

党委书记

1993年—1997年

聂绍珉

党委书记

1997年—2003年

  王益群

校长

1997年—2003年

孟卫东

党委书记

2003年—今

刘宏民

校长

2003年—今

3、学校机构设置:

      学校现设有党委办公室、校长办公室、宣传部、统战部、工会、团委、纪委监察审计处、人事处、计划财务处、教务处、招生工作处、科学技术研究院、研究生学院、学生工作处、国际合作处、国际教育与交流中心、实验设备及国有资产管理处、校园建设管理处、培训中心、保卫处、离退休办公室、期刊社、政策与发展规划处、图书馆、亚稳材料制备技术与科学国家重点实验室、轧制设备及成套技术教育部工程研究中心、工程训练中心等职能部门,另设有机械工程学院、材料科学与工程学院、电气工程学院、信息科学与工程学院、经济管理学院、外国语学院、文法学院、艺术与设计学院、环境与化学工程学院、建筑工程与力学学院、理学院、车辆与能源学院、体育学院、里仁学院、继续教育与职业技术学院、国防科学技术学院等教学单位,以及产业集团公司、后勤集团等附属部门。

二、档案工作基本情况:

      燕山大学综合档案室前身为东北重型机械学院科技档案室,挂靠于科研处,成立于1981年4月。后改为综合档案室,列入校长办公室编制序列,为科级建制。

1、档案数量及保管期限:

      综合档案室保存了学校自1984至2009年形成的除人事档案以外的所有档案,分为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科学开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物等十二类。现共有案卷级目录24318条,文件级目录45660件。其中党群类1081卷,行政类3207卷 ,教学类6120卷,科学研究类3199卷、产品生产与科学开发类69卷、基本建设3165卷、仪器设备类426卷、出版类705卷、外事类347卷、财会类5999卷、声像类4709张(盒)。每一类档案又划分为永久、长期、短期三种保管期限分别保管,其中永久保管档案13831卷,长期保管档案6769卷,短期及定期保管档案3718卷。

2、档案保管及整理情况:

      随着办学规模逐年扩大,学校整体工作的发展和档案法规的进一步学习贯彻,近年来,学校各级领导的档案意识逐步增强,特别是1997年档案综合管理达到国际二级标准以后,在学校各部门的支持和档案室的努力下,全校档案管理工作网络日趋规范化,一是制度健全,二是职责明确,三是设备匹配,四是督查到位,使日常教学等各项活动所产生的文件材料得到及时收集整理移交,确保了应归档文件材料齐全完整,档案内容能较全面地反映学校各个时期的概况。2004年至2008年期间,我校综合档案室连续被秦皇岛市档案局授予“档案工作先进集体”称号,2008年获“河北省档案工作先进集体”称号。

      综合档案室现有专用库房280平方米,办公实112平方米,阅览室56平方米,购置了统一和足量的档案箱柜,配备了空调机、吸尘器、除湿机等设备。由5名档案室专职档案管理人员和40多位学校各部门兼职档案人员按照新的高校档案分类标准,认真分类,做好各类档案的整理立卷工作。

3、档案利用及鉴定情况:

      综合档案室的档案利用工作首先是满足学校各项工作的开展特别是全面评估的需要,同时也为上级主管部门和历届毕业生提供必要的服务,如有的毕业生遗失毕业证书或是英语四六级证书等,都可以随时从母校的档案室中复制出所需的证明材料,而这些材料对于他们深造、就业、晋升、调动等都是至关重要的。由于我校档案工作一直走在全省前列,几年来,相继接待了多所来综合档案室参观学习的院校,年平均提供利用档案2000多卷,1000人次以上。

      关于档案的鉴定,已按规定成立了档案鉴定小组。2008年销毁了一批达到保管期限的财会档案(1982-1985)记帐凭证2862册。

4、档案检索及编研情况:

      截止目前,综合档案室共编写《学校组织机构沿革》、《学校大事记》、《基础数据汇编》、《档案利用效果选编》、《历届毕业生毕业决定文件汇编》、《干部任免文件汇编》、《职称评聘文件汇编》、《工会文件汇编》等编研材料一百余本,并按照分类标准编制了案卷目录、专题目录及案卷索引等检索工具。2004年购置南大之星档案管理系统以后,全部实现了计算机检索。

三、档案内容与成份介绍:

      根据档案工作业务建设标准,将本校所形成的档案材料分成了十二大类。

1、党群类:

      主要包括学校党群部门在工作中形成的文件材料,下设二级类目7个。DQ11党务综合,包括本校党代会文件材料,以党委名义召开的会议及下发的文件,党群系统重要统计材料等;DQ12纪检,包括本校纪委工作规章制度,工作计划,报告,总结等;DQ13组织,包括本校党支部会议材料,党员活动材料,党支部工作计划、总结,表彰优秀党员、党支部、党务工作者材料等;DQ14宣传教育,包括本校宣传工作计划、总结,教职工思想动态调查材料,反映本校重大活动的剪报或图表材料等;DQ15统战,包括本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料,民主党派成员名册及有关材料;DQ16工会,包括本校工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计,教职工代表大会文件材料等;DQ17团委,包括本校团代会、学代会文件、工作计划、报告、总结、规章制度、干部名单、奖惩材料,本校自办的团刊、团讯、学生刊物,团委、学生会会议记录及活动材料等。

2、行政类:

      主要包括行政职能部门(教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外)工作中形成的文件材料,下设二级目录6个。XZ11综合,包括全校性规章制度,校长办公会记录、纪要,行政会议记录,教职工大会,事业发展规划等;XZ12人事,包括关于校内机构设置变化、干部任免、教师奖惩或处分的材料,师资培养、教师进修计划、安排、总结,教职员工花名册,专业技术职称评定;教职工工资调整材料、养老保险、住房公积金结算表,教职工的录用、调入、调出、教职工离、退休材料及使用临时工的有关材料;XZ13监察审计,包括本校监察审计方面的规章制度,工作计划、总结,对离职人员和校属部门的审计材料等;XZ14武装保卫,本校公安保卫工作方面的材料;XZ15总务,包括本校总务工作计划、报告、调查材料、总结, 伙食、绿化等工作的有关材料等;XZ16图书档案,包括有关的规章制度,工作计划、总结、统计报表,发展规划等。

3、教学类:

      主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。下设7个二级类目。JX11综合,包括本校教学改革、培养目标、学制等方面的规定、办法,教学检查、评估等方面的材料等;JX12学科与实验室建设,包括学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料等;JX13招生,包括新生录取材料和新生花名册等;JX14学籍管理,学生学籍卡片,学籍变更材料等;JX15课堂教学与教学实践,包括各专业教学计划、教学大纲等;JX16学位,包括授予学位,本科优秀学位论文,研究生学位论文及评审材料等;JX17毕业生,包括毕业生花名册,毕业决定材料等。

4、科学研究类:

      主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。包括KY11综合,KY12科研项目,KY13科研成果奖励,KY14科研专利4个二级目录。

5、产品生产与科学开发类:

     主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。包括CP11综合和CP12产品项目2个二级目录。

6、基本建设类:

      主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料,包括JJ11综合和JJ12工程项目2个二级目录。工程项目以项目为单位进行整理,包括工程准备阶段文件;工程施工阶段文件;监理文件;验收文件。

7、仪器设备类:

      主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。包括SB11综合和SB12仪器设备项目2个二级目录。

8、出版类:

      主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。包括CB11综合,CB12报纸,CB13刊物(《燕山大学学报》,《燕山大学教学研究》)3个二级目录。

9、外事类:

      主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。包括WS11综合,WS12出国(境),WS13来校,WS14国际合作与会议,WS15外国留学生工作5个二级目录。

10、财会类:

      主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。包含CK11综合,CK12会计报表,CK13会计帐簿,CK14会计凭证,CK15工资清册5个二级目录。

11、声像类:

      主要包括反映学校各项活动和历史发展的具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、光盘、磁盘等)及其相配套的文字材料。包括SX12照片,SX13录音带,SX14录像带,SX15幻灯片,SX16磁盘,SX17影视胶片,SX18缩微胶片,SX19光盘8个二级目录。

四、备注

      无。


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